La mise à jour du document unique suit une règle simple à retenir : une fois par an au minimum à partir de 11 salariés, et seulement en cas de changement important ou d'information nouvelle en dessous de ce seuil (article R4121-2 du Code du travail). Ce guide détaille les déclencheurs, la méthode et le sort des versions successives.
La règle des 11 salariés
L'article R4121-2 du Code du travail prévoit trois cas de mise à jour du document unique :
- Au moins chaque année, pour les entreprises d'au moins 11 salariés.
- Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou de travail, quel que soit l'effectif.
- Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur, quel que soit l'effectif.
Pour les entreprises de moins de 11 salariés, l'obligation de révision annuelle systématique a été supprimée par la loi Santé au travail du 2 août 2021 et son décret d'application n° 2022-395 du 18 mars 2022 : seuls les cas 2 et 3 ci-dessus restent obligatoires pour elles. Autrement dit, une TPE de 4 salariés dont l'activité et les postes n'ont pas changé depuis l'année précédente n'a pas d'obligation légale de refaire son document unique « pour la forme » à date fixe — mais dès qu'un changement survient, la mise à jour redevient obligatoire, sans délai de tolérance particulier.
Les événements qui déclenchent une mise à jour
Au-delà du cas annuel des 11 salariés et plus, plusieurs situations concrètes constituent un « aménagement important » ou une « information nouvelle » au sens de l'article R4121-2 :
- l'ouverture d'un nouveau poste ou l'embauche sur une activité non couverte jusque-là par le document ;
- un déménagement, une extension ou une réorganisation des locaux ;
- l'acquisition d'un nouvel équipement ou d'une nouvelle machine ;
- la mise en place ou l'extension du télétravail ;
- un changement significatif de méthode de travail ou de process ;
- un accident du travail ou une maladie professionnelle révélant un risque non identifié jusque-là ;
- une alerte ou une observation du médecin du travail, du CSE ou d'un salarié sur un risque non couvert.
Ces événements s'apprécient au cas par cas : un changement mineur, sans impact réel sur la santé ou la sécurité des salariés, n'oblige pas nécessairement à une refonte complète du document.
Méthode en 3 étapes pour une mise à jour
- Identifier ce qui a changé depuis la dernière version : nouveaux postes, nouveaux équipements, incidents survenus, remarques remontées par les salariés ou le CSE.
- Réévaluer les risques concernés, en reprenant la même méthode de cotation que la version initiale (gravité, fréquence, maîtrise), pour garder une base comparable d'une version à l'autre.
- Dater la nouvelle version, la faire valider et la diffuser : information des salariés, transmission au service de prévention et de santé au travail, consultation du CSE s'il existe.
Il n'est pas nécessaire de repartir de zéro à chaque mise à jour : seules les unités de travail concernées par le changement doivent être révisées, le reste du document restant valable tel quel.
Conserver les versions successives
Le document unique et ses versions successives doivent être conservés pendant 40 ans à compter de leur établissement (article R4121-4 du Code du travail). Cette durée s'explique par la nécessité de pouvoir retracer, longtemps après, l'exposition d'un salarié à un risque donné.
Erreur fréquente : remplacer l'ancienne version par la nouvelle sans la conserver. Ce n'est pas conforme : c'est l'historique complet, version après version, qui doit être gardé et rester consultable, notamment par les anciens salariés pour la période où ils étaient en poste.
Effectif : ce qui change concrètement
| Effectif | Mise à jour annuelle systématique | Mise à jour en cas de changement ou d'info nouvelle |
|---|---|---|
| Moins de 11 salariés | Non | Oui, obligatoire |
| 11 à 49 salariés | Oui | Oui, obligatoire |
| 50 salariés et plus | Oui, et articulation avec le PAPRIPACT | Oui, obligatoire |
Ce tableau résume la portée exacte de l'article R4121-2 du Code du travail : le seuil de 11 salariés n'ajoute qu'une obligation supplémentaire (la révision annuelle), il ne retire jamais les deux autres cas de mise à jour, qui s'appliquent à toutes les entreprises quel que soit leur effectif.
Erreurs fréquentes lors d'une mise à jour
- Attendre l'échéance annuelle pour une entreprise de moins de 11 salariés, alors qu'un changement survenu en cours d'année (nouvel équipement, nouveau poste) aurait dû déclencher une mise à jour immédiate.
- Refaire tout le document de zéro à chaque mise à jour, alors que seules les unités de travail concernées par un changement ont besoin d'être révisées.
- Ne pas dater précisément la nouvelle version, ce qui rend difficile de prouver, en cas de contrôle, que la mise à jour a bien eu lieu dans les temps.
- Oublier de retransmettre la version mise à jour au service de prévention et de santé au travail, alors que cette transmission concerne chaque mise à jour, pas seulement la version initiale.
- Considérer qu'une entreprise stable n'a jamais besoin de mise à jour : même sans embauche ni changement d'équipement, une information nouvelle sur un risque (alerte sanitaire, retour d'expérience d'un accident dans une entreprise similaire) peut suffire à déclencher l'obligation.
Un rappel automatique, pour ne pas oublier l'échéance
En pratique, beaucoup d'entreprises oublient l'échéance annuelle de mise à jour, faute d'un suivi dédié. Mon Document Unique propose, pour les documents générés sur le site, un rappel par e-mail avant l'échéance de mise à jour, pour éviter qu'un document initialement conforme ne devienne obsolète faute de révision. Ce rappel est une aide au suivi ; il ne dispense pas l'employeur de vérifier lui-même la validité de son document en cas de changement dans l'entreprise.
Ce contenu est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique ; l'employeur reste responsable du contenu et de la mise à jour de son document unique.
Questions fréquentes
Faut-il mettre à jour le DUERP chaque année ?
Seules les entreprises d'au moins 11 salariés ont l'obligation d'une mise à jour annuelle systématique. En dessous de 11 salariés, la mise à jour n'est obligatoire qu'en cas d'aménagement important ou d'information nouvelle sur un risque (article R4121-2 du Code du travail).
Qu'est-ce qu'un aménagement important qui déclenche une mise à jour ?
Il s'agit d'un changement qui modifie les conditions de santé, de sécurité ou de travail : déménagement, nouvel équipement, réorganisation d'un poste, passage au télétravail, changement d'activité. La notion s'apprécie au cas par cas, en fonction de l'impact réel sur les risques.
Faut-il garder les anciennes versions du DUERP ?
Oui. Le document unique et ses versions successives doivent être conservés pendant 40 ans (article R4121-4 du Code du travail). Remplacer l'ancienne version par la nouvelle, sans la conserver, ne respecte pas cette obligation.